Lo Smart Working ha permesso alle imprese la possibilità di non interrompere il flusso produttivo in queste settimane di emergenza legate al Covid-19: é una modalità operativa già presente in Italia da alcuni anni anche se rispetto ai paesi anglosassoni non era molto utilizzata prima di questa pandemia.
Consente di conciliare i tempi di vita e lavoro offrendo vantaggi sia al lavoratore che all’azienda; su tutti ad esempio la compressione dei tempi di percorrenza casa lavoro nelle grandi aree urbane, che comunque fanno perdere produttività, ma anche la riduzione dei costi di gestione derivati dalla presenza fissa in azienda.
E’ una tecnologia alla portata di tutti o quasi, in quanto la dotazione tecnologica standard si compone di Pc portatile, VPN e servizi di social collaboration e la cui adozione richiede un cambiamento di mentalità sia nel lavoratore perché autogestendosi lo si responsabilizza maggiormente, sia per l’azienda, che di fatto è obbligata a porre maggiore fiducia nei propri collaboratori.
Non essendo esente da elementi di criticità a causa della non ancora completa digitalizzazione dei processi aziendali e della scarsa efficacia nella comunicazione e collaborazione a distanza, la sua introduzione deve essere fatta gradualmente soprattutto quando la dotazione tecnologica di partenza non è ottimale.
All’atto dell’avvio di qualsiasi iniziativa di Smart Working si dovrà infatti analizzare la dotazione tecnologica disponibile per comprendere la fattibilità del progetto e pianificare l’eventuale introduzione di nuovi strumenti e applicazioni che avranno in futuro comunque un effetto positivo che va al di là del loro utilizzo nell’ambito del solo Smart Working e atti a modificare il modello organizzativo aziendale.
Le tecnologie digitali rivestono un ruolo fondamentale nell'agevolare e rendere possibile lo Smart Working e si possono riassumere in alcune categorie ben distinte ma tra loro interconnesse.
Riguardano:
dispositivi che permettono di accedere ai servizi e strumenti professionali in qualunque momento e da qualunque luogo, come PC portatili, Smartphone, Tablet e che di fatto liberano i lavoratori dalla necessità della postazione fissa;
tecnologie quali il VPN (Virtual Private Network) oppure il Cloud che permettono di accedere ad un ambiente profilato che contiene applicativi, dati e informazioni in sicurezza preservando l’integrità dei dati;
gli strumenti di social collaboration cioè instant messaging, web conference, che creano opportunità di relazione, collaborazione e condivisione della conoscenza:
tecnologie che permettono un utilizzo più efficace degli ambienti fisici supportando strumenti quali il Wi-Fi e/o le Print Area centralizzate.